10 SUGERENCIAS PARA UNA ORGANIZAR UN FIESTA EXITOSO

Si alguna ocasión organizaste un convivio, sabes que no todo funciona Conforme el plan y tienes que enfrentar varios desafíos. Esta norma establece que en el exterior debe estar tranquilo y en paz. Pero, de hecho, te encuentras remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a flote. Sin embargo, nadie debería enterarse de ello. Hasta el día de hoy, todavía creo que esta es la norma más valiosa.

Planear un fiesta no es una tarea fácil. Pero puedo Reconocer 10 puntos importantes que tiene que tener en cuenta para que todo salga correcto.
 

1. Definir el propósito y el formato

 


Parece bastante obvio, pero vale la pena contar con un enfoque crítico acerca de este tema. Formule su propósito lo más específicamente posible: ¿desea transmitir conocimiento a los participantes; expresar gratitud a los socios; ¿recaudar fondos para una causa u ofrecer gusto estético a los huéspedes? El formato de la convivio dependerá de la respuesta: su concepto, el espacio y la duración, la distribución de roles en el interior del equipo, el diseño de la sala, la restauración y el sonido.

Trate de no estar atascado en los formatos tí­picos. Eche un vistazo a "unconference", PechaKucha, formato TED, brunches temáticos, fiestas en internet, fiestas al aire libre. Lo que cuenta es que su formato ayuda a adquirir el propósito del acontecimiento.

 

 

2. Preste suficiente concentración a la organización



El plan debe incluir logística, material y la promoción de la fiesta. Cree un documento disponible para todo el equipo donde cada integrante sea capaz de ver las tareas del otro y el panorama global. En primer lugar, prepare una lista de las tareas elementales y, luego, póngalas en la mayor cantidad de detalles posible en forma de pasos concretos que deben completarse. Es esencial designar el cronograma en el plan: el tiempo requerido para acabar una labor. A menudo se subestima y la gestación va más lenta de lo que esperabas.

 

 

3. Elabore su presupuesto teniendo en cuenta condiciones imprevisibles



Mire la relación de tareas y las refleje en su costo. También vale la pena pensar en una reserva en caso de condiciones imprevisibles.

 

 

 

4. El diablo está en el detalle



Si desea fascinar gratamente a sus invitados, piense en completamente hasta el más mínimo detalle: cómo se registran, quién saludará a los participantes y cómo, qué melodías se reproducirá, si tiene un rincón fotográfico atrayente, cómo se pueden ver sus presentaciones y la forma en que su equipo está vestido, qué hacer durante los descansos.

Por ejemplo, durante el registro, a los participantes se les podría sugerir la posibilidad de asistir a una corta clase magistral, jugar juegos o ver un video de experiencia.

Intenta maravillar a la gente y crea el impacto wow, supera sus expectativas en las acciones más generales. Esta situación es exactamente lo que produce la sensación de un acontecimiento.

 

 

5. Verifique la zona y disponga de un plan B



Siempre verifique la ubicación en persona desde la etapa de selección. En el momento más inesperado, podría suceder que el aire acondicionado no funcione adecuadamente en la sala, no exista inodoros para discapacitados o el equipo no atraviese la puerta. Por lo tanto, verifique tales dificultades con anticipación.

 

 

 

6. Asignar responsabilidades



Es muy significativo distribuir las tareas dentro de los miembros del equipo no solo en la etapa de gestación sino de igual manera durante el evento. Asignar responsabilidades por zona. Por ejemplo, alguien es responsable de la zona de registro, alguien más con el fin de saludar a los oradores, una persona distinta para el equipo, para el servicio de comidas, comunicación con la prensa, etc. Cada persona necesita tener su zona, que él o ella debería ser responsable durante toda la duración del acontecimiento.

Entregue a cada integrante del equipo un documento con las responsabilidades asignadas, para que cada persona sepa a quién contactar para un problema específico.

 

 

7. Cuéntale a tu audiencia acerca de el convivio



No subestime el tiempo requerido para la promoción exitosa de una convivio. El estilo de fiesta, su público objetivo, los fondos interiores y el presupuesto determinan su modo de ubicarse de marketing. Al elegir a sus socios de medios, concéntrese en todos los que se dirigen a su audiencia. Es mejor tener ciertos socios, pero específicos, en lugar de hablar referente a el fiesta para casi todos.

También es importante generar un mensaje clave que se transmitirá en todos los canales. Cerciórese de que sea breve y que transmita con exactitud la idea del acontecimiento a su audiencia.

 

 

8. Preste interés al servicio



Verifica de que tu grupo siga la norma de la cara de pato. Sea accesible con los concurrentes, oradores y socios. Trata de resolver sus inconvenientes o preguntas y cumplir con sus expectativas, también si te encuentras cansado y no todo funciona según lo planeado. Al final del día, lo que la grupo recuerda es cómo han sido tratados además la entorno, no lo que el orador estaba diciendo en el escenario.

 

 

9. Realiza una control final 24 horas previo al convivio



Asegúrese de haber informado a los concurrentes sobre cómo asistir al lugar, invitó a todos los amigos sobresalientes y preparó equipo de sonido para eventos los componenetes impresos, el contenido de sonido y video. Verifique si todos entienden sus tareas e responsabilidades, y si el espacio está preparado.


Asegúrese de imprimir el programa la evento, permita que cada integrante del grupo y voluntarios tenga una copia. Además, brinde a todos el número de teléfono de contacto principal para comunicarse entre sí en caso de una urgencia.

 

 

10. Solicitar sugerencias



Probablemente estés cansado y contento posteriormente del evento, pero será difícil para usted dar una evaluación objetiva de cómo fue todo. Es por eso que los asistentes deben llenar un formulario de evaluación impreso al final la evento o un formulario en la web cuando lleguen a casa. Pídales que evalúen diversos elementos del evento: logística, oradores, localidades y la trabajo de los organizadores. Esta información lo apoyará a prevenir fallos en el futuro y a mejorar la calidad de sus fiestas. Si es posible, obtenga opiniones a través de las redes sociales o grabe las comentarios de videos al final de un evento. Esto será útil en caso de que su evento se efectúa nuevamente.

Cualquiera que sea el fiesta que organice, sea animoso y jamás tenga pánico a las sorpresas, ¡y su fiesta va a ser un triunfo!

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